Jak poradzić sobie ze spadkiem produktywności?

W tym tygodniu już po raz drugi spotkaliśmy się na kawie (herbacie) w poniedziałkowy poranek. Jeśli chcesz razem z nami rozpoczynać tydzień pracy, to jak najbardziej zapraszamy – spotkania są otwarte dla wszystkich członków ROC Polska na onorg.

Poniedziałkowe spotkania są okazją, żeby lepiej się poznać, rozmawiając o tym, co może przydać się nam w pracy. I tak podczas pierwszego spotkania dość naturalnie rozwinęła się dyskusja dotycząca planowania tygodnia i porannych rytuałów. Każdemu z nas zdarza się jednak, że najlepszy plan nie wystarcza – i nagle musimy poradzić sobie ze spadkiem produktywności. Właśnie ten temat poruszyliśmy w tym tygodniu. Swoimi uwagami podzieliły się: Agnieszka Rachwalak, Agnieszka Szczerba i Doris Maklewska.

W zdrowym ciele… produktywny duch

Spadek produktywności może być wynikiem zaniedbania pewnych podstawowych wymagań organizmu. Każdy z nas powinien odpowiednio spać, jeść czy zadbać o aktywność fizyczną, żeby móc pracować na najwyższych obrotach. Jeśli Twoja produktywność obniża się właśnie ze względu na Twój stan fizyczny, nie ma drogi na skróty! Musisz zapewnić sobie optymalne warunki do pracy, a to bywa pracą samą w sobie.

W trakcie dyskusji okazało się, że parę z nas korzysta z gadżetów, które pozwalają nam śledzić poziom stresu (lub odporności na stres). Sprawdzamy, czy dobrze śpimy, czy wystarczająco dużo się ruszamy. Pracując z domu bardzo łatwo kompletnie stracić poczucie czasu, a już kwarantanna szczególnie nie sprzyja zdrowemu trybowi życia. Nawet w takich warunkach można sobie jednak poradzić – wystarczy naprawdę chcieć.

Dobre nawyki poprawią produktywność

Produktywność jest blisko związana z umiejętnością skupienia się na danym zadaniu, a ta umiejętność – jak każda inna – wymaga regularnego treningu. To właśnie dlatego warto popracować nad pewnymi nawykami. Budując umiejętność koncentracji zmniejszamy ryzyko, że odczujemy spadek produktywności.

Dobre nawyki mogą uwzględniać pewne poranne rytuały, czyli odpowiednie rozpoczęcie dnia pracy. Sama na przykład zauważam, że aktywność fizyczna rano bardzo pomaga mi w pracy – czasem decyduję się na spacer, czasem na krótki trening w domy, ale zawsze widzę efekt takiego działania. Co więcej, im dłużej praktykuję taki poranny rytuał, tym lepsze widzę rezultaty.

Warto przemyśleć też rytuały popołudniowe. Zamiast zjadać obiad „przy pracy”, warto zrobić sobie porządną przerwę w pracy, oderwać się od obowiązków. Wiele z nas odczuwa wyraźny spadek energii po jedzeniu, być może jest to więc dobry czas na krótki spacer?

Budowanie nawyków jest oczywiście wyzwaniem samym w sobie, ale w trakcie rozmowy zgodziłyśmy się, że odpowiednia literatura może bardzo pomóc! Polecamy Wam szczególnie „Atomowe nawyki” i „Praca głęboka”, a tym, którzy czytają po angielsku również „Group genius”:

Otoczenie ma znaczenie

Nie zapominajmy też o tym jak ważne jest nasze miejsce pracy i otoczenie. Jeden z najprostszych tricków, by poradzić sobie ze spadkiem produktywności jest po prostu zmiana miejsca. Może to oznaczać, że siądziesz przy innym biurku, zamiast pracować z domu – przejdziesz się do kawiarni lub coworku, albo po prostu zmienisz biurko w pokoju na kuchenny stół.

Taka chwilowa zmiana otoczenia wyrywa nas na chwilę z normalnego trybu pracy, zwiększa uważność. Niektórym w utrzymaniu tak podwyższonej uważności pomaga też zmiana z pozycji siedzącej na stojącą, czy praca połączona ze spacerem. Oczywiście, w tym wypadku wiele zależy od rodzaju wykonywanego zadania jak i naszych warunków. Ale wbrew pozorom wcale nie musimy posiadać biurka stojącego, by móc przez chwilę popracować na stojąco – wystarczy podnieść komputer umieszczając np. pudełko na zwykłym biurku.

Otoczenie to też ludzie. Niektórym łatwiej pracować w biurze, bo odgłosy pracy innych działają na nas motywująco. Czasami łatwiej jest przebrnąć przez najtrudniejszy etap pracy działając wspólnie – wtedy możemy zaproponować spotkanie wideo całemu zespołowi, a w trakcie spotkania dzielić się informacją jak nam idzie, ile pracy udało się już wykonać. To ciekawe rozwiązanie np. jeśli musimy skontaktować się telefonicznie z dużą liczbą kandydatów, lub napisać kilkanaście lub kilkadziesiąt wiadomości w trakcie jednego „posiedzenia”.

Inne zadania warto zaplanować dokładnie odwrotnie. Kiedy praca wymaga skupienia, warto zapewnić sobie warunki do pracy głębokiej, czyli zminimalizować liczbę bodźców. Telefon możemy wtedy przełączyć w tryb samolotowy, wyłączyć aplikację mailową na komputerze tak, żeby nie sprawdzać co chwilę, czy ktoś nie próbował się z nami skontaktować. Jeśli zadanie nie wymaa korzystania z social media, te również warto wyłączyć. Im mniej powiadomień na telefonie czy ekranie komputera, tym lepiej.

Pamiętajcie jednak, że taka głęboka praca wymaga treningu. Koncentrację trenujemy albo wykonując pracę głęboką (autor książki „Głęboka praca” sugeruje, by zaczynać od bloków 30-minutowych i w miarę zdobywania praktyki wydłużać je do maksymalnie 4 godzin), lub podczas wykonywania innych zadań wymagających skupienia. Dla biegaczy to właśnie bieganie może być idealną okazją do trenowania – możecie w ten sposób poprawić nie tylko koncentrację, ale też wyniki! Inni mogą skorzystać z medytacji lub ćwiczeń mindfulness.