Jak skutecznie pracować z hiring managerami?

Praca rekrutera, bez względu na to czy wykonywana w agencji czy wewnętrznym zespole, zależy w ogromnej mierze od relacji z Hiring Managerami (czyli osobami zatrudniającymi do swoich zespołów). Czasem ta współpraca układa się świetnie, jednak równie często na linii rekruter – manager dochodzi do spięć. Na krakowskim spotkaniu Michał Bieńko poprowadził dyskusję, która miała pomóc rekruterom odpowiedzieć na to najważniejsze pytanie: jak skutecznie pracować z Hiring Managerami?

Brak czasu i brak komunikacji

Jednym z podstawowych wyzwań rekrutera jest ustalenie takich “zasad gry”, które pozwolą na produktywną współpracę managera z działem rekrutacji. Uwaga: jeśli przyjmujecie do realizacji zlecenia rekrutacyjne bez podstawowych informacji o stanowisku, jeśli manager nie ma czasu odpowiedzieć na Twoje pytania i narzuca nierealistyczne terminy, nie będziecie w stanie wykonywać swojej pracy na odpowiednim poziomie.

• Opowiedz managerowi jak wyglądać będzie proces rekrutacji, czego może się spodziewać z Twojej strony, ale też, przede wszystkim, czego Ty potrzebujesz z jego strony, żeby sprawnie przeprowadzić proces rekrutacji. Ustal już na etapie zgłaszania potrzeby rekrutacyjnej kiedy mogą odbyć się rozmowy kwalifikacyjne i upewnij się, że manager zablokował odpowiednią ilość czasu w swoim kalendarzu. Wytłumacz, że dzięki tym zabiegom oszczędzacie czas, który byłby potrzebny na wyjaśnianie nieporozumień na późniejszym etapie rekrutacji.
  

• Zapytaj Hiring Managera o to, co może stanowić przeszkodę w procesie rekrutacji,  czy ma inne priorytety, co zajmuje mu najwięcej czasu. Zdarzy się, że Hiring Manager sam zaproponuje rozwiązanie zidentyfikowanych problemów. Jeśli wiecie, że Hiring Manager nie będzie miał czasu odpowiednio zaangażować się w proces, zapytaj czy inny pracownik (na przykład jeden z członków zespołu) może go w tym zastąpić. Pamiętaj, że wskazana osoba musi otrzymać moc decyzyjną w sprawie zatrudnienia nowego kandydata, inaczej proces może się dodatkowo wydłużyć.
  

• Upewnij się, że manager wie kiedy będziesz się z nim kontaktować i że wyznaczasz sobie realistyczne terminy. Zapytaj też Hiring Managera, w jaki sposób najlepiej się z nim komunikować. Być może będzie wolał, żebyś dzwonił do niego niż pisał maile. A jeśli komunikacja ma charakter regularny – zasugeruj, żeby manager zablokował czas w swoim kalendarzu.
  
  

Zmieniające się wymagania wobec kandydatów

Większość z nas zna niestety to uczucie kiedy, po wykonaniu dwutygodniowej pracy, nagle okazuje się, że manager zmienił zupełnie oczekiwania wobec kandydatów. Oczywiście, w każdej firmie może dojść do zmian tak dynamicznych, że nie było sposobu ich przewidzieć. Są jednak pewne sposoby, by nie przytrafiało się Wam to zbyt często.

• Wykorzystaj spotkanie z managerem, żeby zadać ważne pytania. W tym celu przygotuj listę pytań jeszcze przed spotkaniem, już po wykonaniu wstępnego rozeznania na rynku (wystarczy proste wyszukiwanie na LinkedIn).
  Czy jeżeli kandydat będzie umiał X i Y, to powinniśmy zaprosić go na rozmowę?
  Czy jeżeli kandydat nie będzie umiał Z, to powinniśmy odrzucić go z procesu?
  Jak będzie wyglądał typowy dzień nowego pracownika?
  Czy ktoś taki pracuje już w firmie? (W takim wypadku warto zadać część pytań również wskazanej osobie)
  

• Po spotkaniu z managerem prześlij notatki do zatwierdzenia. To pozwoli uniknąć wszelkich nieporozumień już na początku procesu. Warto do podsumowania dołączyć 3 przykładowe profile kandydatów (np. CV z własnej bazy lub linki do profili na LinkedIn), którzy w Twojej opinii spełniają ustalone kryteria. Nie musisz być z nimi w kontakcie – poproś managera, by dał znać, czy rzeczywiście zaprosiłby ich na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli nie, dopytaj o powód.
  
  

Brak zrozumienia realiów rynkowych

Hiring Managerowie mają często inne od rekruterów wyobrażenie o rynku pracy. Mogą też zupełnie nie wiedzieć jak wygląda praca rekrutera. Nic dziwnego – rekruter też nie zna realiów pracy kandydatów, aż o nie zapyta.

• Warto jeszcze podczas pierwszego spotkania ustalić co Hiring Manager wie, a czego nie wie. Przygotowanie na briefing (pierwsze spotkanie z managerem) pozwoli Wam przekazać informacje o dostępności kandydatów na rynku czy poziomu wynagrodzeń. Briefing to również najlepszy moment, by omówić konkretne kroki jakie musimy podjąć, żeby skutecznie zrekrutować pracownika.
  

• Jeśli firma nie prowadzi szerzej zakrojonych szkoleń dla Hiring Managerów, zaproponujmy indywidualne szkolenie. Pokażmy managerowi gdzie siedzi zespół rekrutacji, jak wygląda praca, zaprośmy na spotkanie zespołu lub (jeśli prowadzimy) daily standup. To pozwoli managerowi zrozumieć ile pracy wykonujemy w ciągu dnia.
  

• Wytłumaczmy jak wygląda budżet rekrutacyjny. W niektórych firmach zespół rekrutacji dysponuje bardzo ograniczonym budżetem. Jeśli możemy zaproponować dodatkowe metody dotarcia do kandydatów, Hiring Manager może zdecydować się pokryć koszty z własnego budżetu.